Syariful Akbar

Original, Fresh & Loud

Mulailah dan Akhiri Rapat Tepat Waktu

freedigitalphotos.net

freedigitalphotos.net

Rapat merupakan aktifitas yang sering dilakukan, sebagai salah satu cara untuk mengumpulkan orang-orang yang berkepentingan secara langsung dalam aktifitas tertentu, dan untuk pengambilan keputusan bersama.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah pastikan rapat dimulai tepat waktu, dan (seharusnya) diakhiri tepat waktu. Hargailah waktu diri Anda sendiri dan waktu orang lain, karena setiap orang memiliki aktifitas dan kepentingan yang berbeda.

Kecenderungan rapat tepat waktu untuk memulai tentu lebih mudah daripada mengakhirinya tepat waktu. Selain jarang bertemu, kebetulan ada hal-hal lain yang berkaitan antar peserta rapat, jadi secara spontan langsung dibicarakan dalam rapat tersebut. Hal ini tentu saja merugikan peserta lain yang memang tidak terlibat dalam masalah yang dihadapi peserta lain.

Untuk itu, berikut merupakan hal yang perlu dipersiapkan agar rapat tepat waktu.

1. Tetapkan agendanya, pastikan waktunya dan tempatnya.

2. Pastikan setiap yang hadir memiliki kontribusi dalam pengambilan keputusan.

3. Fokuskan kepada agendanya saja. Jangan melebar kemana-mana. Sebagai penggagas rapat, kita berhak memotong topik yang sudah sangat melenceng dengan agenda awal.

4. Tuliskan resume singkat hasil rapat tersebut. Distribusikan selanjutnya kepada semua peserta rapat. Berikan batas waktu untuk melakukan follow up.

Perlu diingat, rapat adalah untuk melakukan pengambilan keputusan. Bukan untuk menunda keputusan. Hal ini akan membuat rapat menjadi lebih produktif.

Selamat rapat ya….

Salam sukses.

Ingin ngobrol dengan saya? Follow saya di twitter @syarifulakbar.

Single Post Navigation

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: