Syariful Akbar

Original, Fresh & Loud

Panitia Serba Bisa

susunan-panitia-acara-pernikahanDi balik sebuah gelaran acara, tentunya ada tim yang bekerja ekstra keras untuk mewujudkannya. Kita menyebutnya panitia. Panitia sangat dibutuhkan untuk menjamin kelancaran kegiatan agar bisa berjalan dengan sukses. Dengan pembentukan panitia ini semua proses kegiatan bisa dirancang sebaik mungkin, mulai dari pra-acara, saat berlangsungnya acara, hingga pasca-acara berlangsung.

Panitia merupakan institusi atau kelompok yang dibentuk dan berfungsi sebagai pelaksana kebijakan kelompok tersebut sesuai dengan tingkatan masing-masing. Kelompok ini dibuat dalam upaya melaksanakan suatu program tertentu dan bertanggungjawab secara penuh terhadap apa yang telah diputuskan dalam kepanitiaan tersebut.

Salah satu faktor sukses dan tidaknya sebuah acara biasanya juga tergantung dari baik-buruknya panitia event yang dipilih. Sumber Daya Manusia yang tergabung didalamnya bisa menjadi cerminan atas kualitas event yang diselenggarakan. Untuk itu jangan salah pilih dalam mengatur setiap sumber daya agar bisa berperan sesuai dengan kapasitas yang ada.

Ada tiga hal besar yang perlu diperhatikan:

1. Bentuk tim sukses acara

Tim Sukses Acara atau panitia dari satu acara dengan acara lain bisa jadi berbeda tergantung kompetensi yang dimiliki oleh personelnya. Terkadang mereka harus menyewa pekerja paruh waktu untuk memenuhi kuota kepanitiaan. Format kepanitiaan bisa beragam tergantung situasi dan kondisi acara. Hal terpenting adalah bahwa ketua panitia maupun ketua pelaksana yang ditunjuk harus menguasai seluk-beluk dari acara yang mereka bawakan.

Dalam pembentukan tim sukses, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh ketua panitia atau ketua pelaksanaan dalam penyusunan kepanitiaan acara. Pertama, menempatkan pegawai sesuai dengan bakat dan minatnya. Kedua, pastikan bahwa masing-masing seksi memiliki kesolidan dalam tim kecil mereka. Ketiga, minimalisir timbulnya sengketa intern atau antar seksi. Dan keempat, pantau secara rutin perkembangan kerja dan pastikan mereka bekerja sesuai tugas masing-masing.

2. Susun program kerja

Program kerja harus disusun sesuai dengan tujuan kegiatan. Di sini peran panitia adalah sebagai pelaksana bukan pembuat, sehingga program-program kerja yang disusun oleh panitia harus sesuai dengan pemilik kegiatan/ klien. Program kerja yang telah jadi dikonfirmasi ulang kepada pihak klien apakah sudah memenuhi keinginan klien dalam membuat acara tersebut atau belum. Jika sudah tim sukses tinggal membagi tugas-tugas berdasarkan program-program kerja. Jika belum, tim sukses wajib memperbaiki program-program kerja dan memberikan konfirmasi ulang kepada klien untuk mendapatkan persetujuan akhir.

3. Pembagian tugas

Pembagian tugas dilakukan oleh ketua panitia atau ketua pelaksana. Setelah kepanitiaan terbentuk, masing-masing pegawai memiliki tanggung jawab tersendiri sehingga mereka hanya perlu bekerja sesuai dengan bidangnya. Selain itu jika program kerja telah terbentuk secara terperinci, maka lebih jelaslah apa yang harus dilakukan oleh tim-tim kecil tersebut, semisal tim konsumsi harus mencari catering, tim dokumentasi harus menyediakan kamera, tim dekorasi harus menyewa panggung, dan lain sebagainya.

Tugas panitia dalam acara tidaklah sedikit. Selain harus membentuk tim sukses yang solid, mereka harus menyusun program kerja, membagi tugas-tugas, mencari sponsor, menyebarkan iklan, melaksanakan acara seprofesional mungkin, mengumpulkan hasil review dari pihak-pihak terkait, serta menyusun laporan pelaksanaan acara dan laporan keuangan. Selain harus dapat bekerja dalam tim, panita harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik juga kreativitas yang tinggi.

Kemampuan komunikasi bermanfaat karena panitia berhubungan dan berbicara dengan banyak orang baik itu klien, sponsor, maupun pengunjung, sehingga kepandaian berbicara menjadi ciri profesionalitas panitia. Kreativitas sangat penting karena sejak awal kegiatan ini ada dalam bidang kreatif dimana panita bertugas mencari ide dan konsep serta melaksanakannya secara nyata. Adakalanya, panitia harus berisi orang yang serba bisa. Tak jarang, beberapa kegiatan yang melibatkan peserta 20-30 orang, cukup dihandle oleh panitia yang beranggotakan satu orang saja.

 

Nah, Anda yang menjadi panitia, selamat bertugas. Bagi Anda para peserta, jangan lupa selalu ucapkan apresiasi terhadap panitia, ya.

Salam sukses.

Ingin ngobrol dengan saya?Β Follow saya di twitter @syarifulakbar.

Advertisements

Single Post Navigation

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: