Syariful Akbar

Original, Fresh & Loud

Efisiensi Biaya

efisiensi_biayaPerlu sebuah kebijakan yang masuk akal untuk menekan pengeluaran perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan memotong gaji karyawan karena alasan merugi.

Lantas, upaya apa yang dapat dilakukan untuk menekan kerugian perusahaan? Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah menurunkan biaya operasional.

1. Mengurangi jumlah rapat di luar kantor

Daripada menyewa ruangan rapat di hotel berbintang dengan biaya tinggi, lebih baik Anda manfaatkan ruangan di perusahaan Anda. Dengan melihat tujuan rapat dan jumlah anggota rapat, pilih ruangan dengan fasilitas memadai di kantor Anda dan atur sebagai ruangan rapat.

Ada cara lain yang lebih praktis, adalah melakukan video conference.

2. Mengatur kunjungan dinas ke luar kota

Menggunakan pesawat kelas ekonomi atau kelas lainnya sebenarnya bukan persoalan karena sama-sama mengantarkan sampai di tempat tujuan. Nah, jika memang menggunakan pesawat kelas ekonomi membuat perusahaan Anda lebih menghemat pengeluaran, tentu kebijakan ini menjadi pilihan yang pas.

3. Memanfaatkan kertas bekas untuk mencetak draf dokumen

Seluruh karyawan perlu menyadari bahwa pengeluaran yang tinggi disebabkan oleh penggunaan kertas yang kurang efisien. Mintalah mereka memanfaatkan kertas bekas untuk mencetak draf dokumen yang masih perlu didiskusikan.

Gerakan paperless juga dapat direalisasikan dengan memanfaatkan teknologi yang ada. Berikan draf dokumen dalam bentuk soft-file kepada karyawan sehingga mereka tidak perlu mencetaknya.

4. Mereview Jobdesc karyawan

Jika Anda memiliki beberapa konsultan atau kontraktor yang merupakan outsource, Anda perlu mengkaji ulang peran mereka untuk kemajuan perusahaan Anda. Seberapa pentingkah peran mereka dan seberapa besar dampak yang diakibatkan apabila jumlah mereka dikurangi atau bahkan ditiadakan?

Diskusikan dengan karyawan yang kompeten. Ingat, setiap keputusan pasti memberi Anda resiko, sekarang tergatung bagaimana Anda mengolah resiko tersebut agar tidak menimbulkan dampak negatif yang besar.

Lantas siapa yang dapat menggantikan pekerjaan karyawan outsource tersebut? Karyawan Anda. Atur beban kerja karyawan Anda dan berikan tanggung jawab kepada karyawan yang berkompeten tetapi beban kerjanya masih kurang. Jika Anda mampu melakukan pendekatan yang sesuai, karyawan Anda akan merasa bangga karena dipercaya mengemban tanggung jawab yang lebih.

5. Mengatur waktu cuti karyawan untuk menurunkan biaya kerja lembur

Karyawan yang cuti dan meninggalkan pekerjaan yang seharusnya ia selesaikan dapat berdampak pada peningkatan kerja lembur. Untuk itu, Anda wajib mengatur waktu cuti karyawan dan memastikan ia menyelesaikan pekerjaan sebelum mengambil cuti sehingga tidak ada biaya untuk kerja lembur yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.

Selain itu, mengatur waktu cuti karyawan dilakukan guna mengatur sehingga jumlah karyawan yang masuk masih dalam batas wajar. Jangan sampai banyak karyawan yang mengambil cuti di satu hari sehingga hanya satu atau dua karyawan yang bekerja. Hal ini juga berdampak pada produktivitas perusahaan Anda.

6. Memperketat penggunaan listrik dan air sehari-hari

Biaya operasional lain yang dapat dihemat adalah listrik dan air. Periksa biaya listrik dan air yang biasa Anda keluarkan dalam beberapa bulan terakhir. J

Untuk penggunaan air, periksalah keran, pipa atau saluran air di perusahaan Anda. Apabila ada yang bocor, segera ganti agar air tidak terbuang. Dalam hal ini diperlukan kesadaran seluruh karyawan untuk menghemat listrik dan air sehingga gerakan ini dilakukan oleh semua orang di perusahaan Anda.

7. Mencari barang alternatif untuk mengganti barang mahal

Pengadaan barang di sebuah perusahaan berdampak pada biaya pengeluaran yang tinggi. Apalagi jika barang yang dibeli adalah barang-barang impor. Untuk menurunkan biaya pengeluaran, carilah barang lokal yang memiliki fungsi sama tapi lebih murah daripada produk impor. Misalnya untuk pembelian kursi, meja dan furniture lainnya, Anda dapat memesan di pengrajin lokal namun pergunakan bahan yang berkualitas sehingga menjadi lebih murah.

8. Membatasi penggunaan internet yang tidak perlu

Selain listrik dan air, biaya operasional lain yang dapat dihemat adalah penggunaan internet. Anda perlu mengevaluasi lebih lanjut apakah semua karyawan memerlukan akses internet dan berapa besar kecepatan/kuota internet yang diperlukan. Jika memang tidak semua karyawan menggunakan internet, Anda pelu membatasi penggunaan internet. Berilah akses internet perusahaan kepada karyawan tertentu yang membutuhkan.

9. Menghilangkan pelatihan yang tidak perlu

Mengadakan pelatihan untuk karyawan memang salah satu upaya memelihara aset perusahaan yaitu karyawan untuk meningkatkan profesionalitas dan kinerja karyawan. Namun, jika pelatihan karyawan malah membuat biaya pengeluaran perusahaan membengkak, Anda harus segera mengambil kebijakan agar perusahaan tidak merugi.

Carilah cara-cara meningkatkan kinerja karyawan tanpa pelatihan. Apabila pelatihan itu harus diadakan, Anda dapat melakukan pelatihan secara internal yang berkualitas. Pelatihan yang dilakukan dengan mengundang pakar ternama tidak bisa menjamin seratus persen karyawan Anda akan berkinerja dengan baik. Memberi peluang kepada karyawan Anda yang kompeten untuk memberi pelatihan dapat meningkatkan motivasi karyawan untuk tetap belajar dan bertumbuh.

10. Mengevaluasi penggunaan kendaraan perusahaan

Jika perusahaan Anda memiliki kendaraan dinas yang digunakan untuk menunjang distribusi produk atau kegiatan operasional lainnya, Anda perlu mengevaluasi penggunaan kendaraan tersebut. Untuk dapat mengevaluasi dengan data yang akurat, Anda perlu meminta karyawan untuk mencatat penggunaan kendaraan perusahaan secara rinci seperti siapa yang menggunakan, untuk keperluan apa, kapan digunakan, dan tempat tujuan.

Semakin sering digunakan, tentu semakin besar biaya bahan bakar yang dihabiskan dan semakin sering biaya service dan pergantian spare part diperlukan agar kendaraan perusahaan tidak rusak. Nah, untuk meminimalkan biaya operasional terkait kendaraan, Anda perlu mengevaluasi catatan penggunaan kendaraan perusahaan.

Menurunkan biaya operasional tidak dapat dilakukan oleh CEO, manajer atau pemilik perusahaan saja. Perlu adanya kesadaran dan kerja sama dari seluruh karyawan yang terlibat dalam kegiatan operasional tersebut. Apabila Anda telah menetapkan kebijakan-kebijakan untuk menurunkan biaya operasional, tugas selanjutnya adalah membuat karyawan menyadari pentingnya melakukan penghematan dan merasakan manfaat dari penurunan biaya operasional, tidak hanya untuk perusahaan tetapi untuk kepentingan bersama.

Salam sukses.

Ingin ngobrol dengan saya?Β Β Follow saya di twitter @syarifulakbar.

Advertisements

Single Post Navigation

One thought on “Efisiensi Biaya

  1. Pingback: Video Conference | Syariful Akbar

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: